Leren samenwerken tussen organisaties is een vaardigheid die je actief moet ontwikkelen. Het gaat niet vanzelf goed: samenwerkingsrelaties tussen organisaties zijn voor de toekomst van bijna elke organisatie van groot belang, maar ze aangaan én volhouden blijkt in de praktijk een stuk lastiger dan het op papier lijkt. Toch zijn er concrete manieren om die samenwerking te laten werken en er ook echt van te leren.
Waarom leren samenwerken tussen organisaties zo lastig is
Elke organisatie heeft zijn eigen cultuur, taal, belangen en manier van werken. Zodra twee of meer organisaties gaan samenwerken, botsen die werelden. Wat voor de ene partij vanzelfsprekend is, is dat voor de andere helemaal niet. Denk aan besluitvormingsprocessen: een gemeente werkt anders dan een zorginstelling, en een groot bedrijf anders dan een kleine ngo. Die verschillen zorgen voor misverstanden, frustratie en vertraging.
Daarnaast is er het probleem van ongelijke belangen. Organisaties werken samen omdat ze iets willen bereiken, maar wat ze willen is zelden precies hetzelfde. Die spanning hoeft samenwerking niet te blokkeren, maar je moet hem wel erkennen en bespreekbaar maken. Wordt dat niet gedaan, dan stapelen kleine irritaties zich op totdat de samenwerking vastloopt.
Wat interorganisationeel leren inhoudt
Leren samenwerken tussen organisaties gaat verder dan afspraken maken en taken verdelen. Het gaat om wat onderzoekers interorganisationeel leren noemen: het vermogen van organisaties om samen nieuwe kennis te ontwikkelen, van elkaars aanpak te leren en dat ook daadwerkelijk toe te passen. Dat vraagt om reflectie, open communicatie en de bereidheid om je eigen werkwijze ter discussie te stellen.
In de praktijk betekent dit dat mensen uit verschillende organisaties niet alleen samenwerken aan een gedeeld doel, maar ook bewust stilstaan bij hoe de samenwerking verloopt. Wat werkt? Wat werkt niet? Wat kunnen we van elkaar leren? Die vragen klinken simpel, maar worden in de dagelijkse drukte van projecten zelden gesteld.
Drie niveaus waarop je samenwerking kunt ontwikkelen
Samenwerking tussen organisaties speelt zich af op verschillende niveaus tegelijk. Het helpt om die niveaus te onderscheiden:
- Het strategische niveau: hier bepalen bestuurders en directeuren wat de samenwerking moet opleveren en welke kaders er gelden. Zonder draagvlak aan de top komt een samenwerking nooit echt van de grond.
- Het tactische niveau: managers en projectleiders vertalen de strategie naar concrete afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en middelen. Dit is de laag waar veel misverstanden ontstaan als onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Het operationele niveau: hier werken mensen in de uitvoering dagelijks met elkaar samen. Zij merken als eerste wat er in de praktijk wél en niet werkt, maar hun ervaringen bereiken de top zelden automatisch.
Leren samenwerken lukt het best als alle drie de niveaus met elkaar verbonden zijn. Signalen van de werkvloer moeten omhoog komen, en kaders van de top moeten duidelijk zijn voor de uitvoering.
Concrete stappen om interorganisationeel leren te organiseren
Wil je leren samenwerken tussen organisaties serieus aanpakken, dan helpt het om dat leren in te bouwen in de structuur van de samenwerking zelf. Een paar manieren die in de praktijk werken:
- Periodieke evaluatiemomenten: plan vaste momenten in waarop alle betrokken partijen terugkijken op hoe de samenwerking verloopt, los van de inhoud van het project. Doe dit elke zes tot twaalf weken, afhankelijk van de intensiteit van de samenwerking.
- Gezamenlijke leersessies: organiseer bijeenkomsten waarbij mensen uit verschillende organisaties dilemma’s en ervaringen uitwisselen. Dit doorbreekt de neiging om alleen met de eigen mensen te praten.
- Gedeelde taal ontwikkelen: maak expliciet afspraken over hoe jullie bepaalde begrippen gebruiken. “Kwaliteit”, “urgentie” of “afstemming” betekent in elke organisatie iets anders.
- Een leercoördinator aanwijzen: wijs iemand aan die het leerproces bewaakt, niet de inhoud stuurt. Deze persoon bewaakt dat reflectie niet wordt overgeslagen zodra de werkdruk toeneemt.
Valkuilen die je bij samenwerking tussen organisaties moet vermijden
Een veelgemaakte fout is dat organisaties te snel starten met de inhoud, zonder eerst te investeren in de relatie. Vertrouwen tussen mensen uit verschillende organisaties bouw je op door kleine, concrete afspraken na te komen. Grote intenties aan het begin zeggen weinig als ze niet gevolgd worden door daden.
Een andere valkuil is de aanname dat iedereen hetzelfde wil. In een samenwerkingsverband heeft elke organisatie eigen belangen en eigen achterbannen. Die transparant benoemen is geen zwakte, het is een voorwaarde voor eerlijke samenwerking. Organisaties die doen alsof de belangen volledig samenvallen, lopen vroeg of laat tegen conflicten aan die vermijdbaar waren geweest.
Tot slot: samenwerking kost tijd en energie, meer dan je van tevoren verwacht. Reken bij het opstarten van een samenwerkingsverband op een aanloopperiode van meerdere maanden voordat jullie echt productief samenwerken. Wie die investering niet wil doen, kan beter niet beginnen.
Wanneer samenwerken tussen organisaties juist niet de oplossing is
Leren samenwerken is niet altijd het antwoord. Soms is een samenwerkingsverband de verkeerde keuze, namelijk als de belangen te ver uiteenlopen, als er geen wederzijds vertrouwen is of als de tijdsinvestering niet opweegt tegen wat het oplevert. Een goede leveranciersrelatie of een eenvoudig contract kan soms meer opleveren dan een formeel samenwerkingsverband met alle bijbehorende overlegstructuren.
Vraag jezelf dus altijd eerst af: waarom werken we samen, en wat levert het elke partij op? Als het antwoord vaag blijft, is dat een signaal om eerst helderheid te scheppen voordat je verder gaat.
Samenwerken tussen organisaties leer je niet in een workshop of op een cursus, maar door het te doen én er bewust bij stil te staan. Organisaties die daarin investeren, ook als het even tegenzit, bouwen op den duur samenwerkingsrelaties die echte waarde opleveren voor alle betrokkenen.
