Als je een eigen bedrijf begint, krijg je te maken met regels over belasting. Eén van de eerste dingen waar je mee te maken krijgt is het btw-nummer. Dit nummer heb je nodig om belasting toe te voegen aan je facturen. Ook gebruik je het bij contact met de Belastingdienst. Een btw-nummer aanvragen klinkt lastig, maar het is in de praktijk vrij eenvoudig. Hieronder lees je hoe het werkt en wat je ermee moet doen.
Wat is een btw-nummer
Een btw-nummer is een persoonlijk nummer dat je krijgt van de Belastingdienst. Dit nummer laat zien dat jij btw moet berekenen over je producten of diensten. Btw is de belasting die je rekent aan je klanten. De afkorting staat voor belasting toegevoegde waarde. Je btw-nummer bestaat uit een reeks cijfers en letters. Meestal begint het met NL, gevolgd door je burgerservicenummer en een toevoeging. Dit nummer gebruik je op je facturen en in je administratie. Klanten en andere bedrijven kunnen je zo herkennen als ondernemer.
Wie moet een btw-nummer aanvragen
Niet iedereen die werkt of iets verkoopt heeft meteen een btw-nummer nodig. De Belastingdienst kijkt naar een paar dingen:
- Werk je zelfstandig?
- Lever je regelmatig diensten of producten?
- Verdien je geld met je werk?
- Werk je voor verschillende klanten?
Als je deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, dan ben je voor de Belastingdienst meestal ondernemer voor de btw. Je hebt dan een btw-nummer nodig. Ook als je maar een paar uur per week werkt of een klein bedrag verdient, moet je vaak toch btw rekenen. Je kunt dit altijd checken via de website van de Belastingdienst.
Hoe vraag je een btw-nummer aan
Een btw-nummer vraag je niet apart aan. Je krijgt het automatisch wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KVK). Je hoeft dus geen extra formulier in te vullen. De stappen zijn als volgt:
1. Schrijf je in bij de KVK
Ga naar kvk.nl en kies voor ‘inschrijven’. Vul je gegevens in, zoals je naam, adres en het soort werk dat je gaat doen. Je maakt daarna een afspraak bij een KVK-kantoor.
2. Doe je afspraak bij de KVK
Tijdens de afspraak controleert een medewerker je gegevens. Je betaalt inschrijfgeld en krijgt meteen je KVK-nummer mee. Je bedrijf is dan officieel ingeschreven.
3. De Belastingdienst krijgt jouw gegevens
Na je inschrijving stuurt de KVK jouw gegevens automatisch door naar de Belastingdienst. Je hoeft daar zelf niets voor te doen.
4. Je ontvangt een brief met je btw-nummer
Binnen een paar werkdagen krijg je een brief van de Belastingdienst. Daarin staat je btw-nummer. Ook krijg je uitleg over wat je ermee moet doen en wanneer je aangifte moet doen.
Wat doe je met je btw-nummer
Zodra je je btw-nummer hebt ontvangen, gebruik je het op verschillende plekken. Hieronder zie je waarvoor je het nodig hebt:
- Je zet het op je facturen
- Je zet het op je website of webshop
- Je gebruikt het bij contact met klanten of leveranciers
- Je gebruikt het bij de btw-aangifte
- Je bewaart het in je administratie
Soms heb je ook een btw-identificatienummer nodig. Dat is het nummer dat je gebruikt voor klanten buiten Nederland. Je krijgt dit automatisch van de Belastingdienst als je internationaal werkt.
Moet je altijd btw rekenen
Niet iedereen hoeft btw te rekenen. Er zijn uitzonderingen. De Belastingdienst bepaalt of je valt onder de zogenaamde kleineondernemersregeling (KOR). Dit is handig voor mensen die weinig omzet hebben. Als je kiest voor deze regeling, hoef je geen btw te rekenen en geen aangifte te doen.
De voorwaarden zijn:
- Je omzet is niet hoger dan € 20.000 per jaar
- Je hebt een bedrijf in Nederland
- Je vraagt de regeling aan via de Belastingdienst
Let op: je mag dan ook geen btw aftrekken over je kosten. Denk dus goed na voordat je je aanmeldt voor deze regeling.
Wat is het verschil tussen btw-nummer en omzetbelastingnummer
Je hoort soms verschillende namen voor hetzelfde nummer. Het btw-nummer wordt ook wel btw-id of omzetbelastingnummer genoemd. Sinds 2020 is er een verschil:
- Btw-id: Dit is het nummer dat je gebruikt op je facturen en website.
- Omzetbelastingnummer: Dit is het nummer dat je gebruikt bij contact met de Belastingdienst.
Het btw-id is gemaakt om je privacy beter te beschermen. Daarin staat je burgerservicenummer niet. Het omzetbelastingnummer gebruik je dus alleen voor je aangifte en brieven aan de Belastingdienst.
Wat als je geen btw-nummer aanvraagt
Als je verplicht bent om je aan te melden en je doet dit niet, dan loop je risico. De Belastingdienst kan dan een boete geven. Ook kun je problemen krijgen met klanten of leveranciers. Zonder btw-nummer mag je geen officiële facturen sturen. Het is dus belangrijk om je goed aan te melden en netjes je btw te regelen. Zo werk je volgens de regels en weet je waar je aan toe bent.
Wanneer moet je btw-aangifte doen
Als je een btw-nummer hebt gekregen, moet je regelmatig aangifte doen. Meestal is dat elk kwartaal. Je geeft dan aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel je hebt betaald aan leveranciers. Je krijgt een seintje van de Belastingdienst wanneer je aangifte moet doen. Je vult dit online in met je omzetbelastingnummer. Als je iets moet betalen, moet je dit op tijd doen. Anders kun je een boete krijgen.
Wat moet je bewaren voor de Belastingdienst
Als ondernemer ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. De Belastingdienst kan om bewijs vragen. Daarom moet je deze zaken goed bewaren:
- Facturen die je stuurt en ontvangt
- Je overzicht van inkomsten en uitgaven
- Je btw-aangiftes
- Bankafschriften
- Bonnetjes van zakelijke uitgaven
Je moet deze gegevens minimaal zeven jaar bewaren. Je mag dit digitaal doen of op papier.
Waarom het aanvragen van een btw-nummer belangrijk is
Een btw-nummer laat zien dat je een echte ondernemer bent. Je werkt dan volgens de regels en je klanten zien dat je betrouwbaar bent. Ook kun je de btw die je betaalt over zakelijke kosten terugvragen. Een goede start als ondernemer begint bij duidelijke administratie. Het aanvragen van een btw-nummer is daar een belangrijk onderdeel van. Zodra je dit hebt geregeld, kun je verder bouwen aan je bedrijf. Je weet dan zeker dat je goed bent begonnen.
